第一章?總則
第一條?為加強(qiáng)政府采購(gòu)檔案管理工作，有效保護(hù)和利用檔案資源，根據(jù)《中華人民共和國(guó)政府采購(gòu)法》、《江蘇省檔案管理?xiàng)l例》等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我省實(shí)際，制定本辦法。
第二條?本辦法所稱政府采購(gòu)檔案是指在政府采購(gòu)活動(dòng)中形成的具有查考、利用和保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式（載體）的歷史記錄。
第三條?本辦法適用于江蘇省內(nèi)各級(jí)政府采購(gòu)監(jiān)管部門、采購(gòu)人和采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)對(duì)政府采購(gòu)檔案的收集、歸檔、保管、使用和銷毀等活動(dòng)。
第四條?政府采購(gòu)檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則。各級(jí)政府采購(gòu)監(jiān)管部門負(fù)責(zé)本級(jí)政府采購(gòu)檔案工作的管理和監(jiān)督，并接受同級(jí)檔案行政管理部門的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。
第五條?各級(jí)政府采購(gòu)監(jiān)管部門、采購(gòu)人和采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)以及政府采購(gòu)相關(guān)人員都有保護(hù)政府采購(gòu)檔案的義務(wù)。
第六條?政府采購(gòu)檔案歸檔實(shí)行“誰(shuí)組織、誰(shuí)負(fù)責(zé)”。采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)組織采購(gòu)的檔案由采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)歸檔，其中采購(gòu)文件、評(píng)審報(bào)告及供應(yīng)商的采購(gòu)響應(yīng)文件等相關(guān)資料應(yīng)同時(shí)報(bào)送采購(gòu)人存檔備查；采購(gòu)人自行組織采購(gòu)的檔案，由采購(gòu)人負(fù)責(zé)歸檔。
第七條?各級(jí)政府采購(gòu)監(jiān)管部門、采購(gòu)人和采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)加強(qiáng)政府采購(gòu)檔案管理，維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確與安全，便于社會(huì)各方面利用。
第二章?政府采購(gòu)檔案的內(nèi)容和范圍
第八條?政府采購(gòu)檔案具體包括：
（一）政府采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行文件
1．政府采購(gòu)預(yù)算表；
2．政府采購(gòu)計(jì)劃申報(bào)表和審核表；
3．有關(guān)政府采購(gòu)預(yù)算和計(jì)劃的其他資料。
（二）政府采購(gòu)前期準(zhǔn)備文件
1．委托代理采購(gòu)協(xié)議書(shū)；
2．核準(zhǔn)采購(gòu)進(jìn)口產(chǎn)品的相關(guān)審批資料；
3．自行組織采購(gòu)的申請(qǐng)及批復(fù)資料；
4．采購(gòu)方式變更申請(qǐng)及批復(fù)；
5．采購(gòu)文件及采購(gòu)人確認(rèn)記錄，包括評(píng)標(biāo)辦法、評(píng)標(biāo)細(xì)則、評(píng)標(biāo)紀(jì)律等有關(guān)文件、資料；
6．采購(gòu)公告、資格預(yù)審公告及其變更事項(xiàng)（包括報(bào)刊及電子網(wǎng)站等媒體原件或下載記錄等）；
7．獲取采購(gòu)文件或資格預(yù)審文件的供應(yīng)商名單登記表；
8．專家咨詢論證會(huì)記錄；
9．已發(fā)出采購(gòu)文件或資格預(yù)審文件的澄清、修改說(shuō)明和答疑記錄；
10．供應(yīng)商資格審查情況報(bào)告；
11．評(píng)審專家名單及抽取記錄；
12．庫(kù)外專家使用備案審核表。
（三）政府采購(gòu)開(kāi)標(biāo)（含談判、詢價(jià)）文件
1．采購(gòu)響應(yīng)文件及有關(guān)資料等；
2．在遞交采購(gòu)響應(yīng)文件截止時(shí)間前供應(yīng)商對(duì)遞交的采購(gòu)響應(yīng)文件進(jìn)行補(bǔ)充、修改或撤回的記錄；
3．采購(gòu)項(xiàng)目樣品送達(dá)記錄；
4．接受供應(yīng)商投標(biāo)或談判的記錄；
5．開(kāi)標(biāo)一覽表；
6．開(kāi)標(biāo)（談判、詢價(jià)）過(guò)程有關(guān)記錄；
7．開(kāi)標(biāo)（談判、詢價(jià)）過(guò)程中其他需要記載的事項(xiàng)。
（四）政府采購(gòu)評(píng)審文件
1．評(píng)審專家簽到表及現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督人員簽到表；
2．評(píng)審專家評(píng)審工作底稿等評(píng)審過(guò)程記錄；
3．供應(yīng)商的書(shū)面澄清記錄；
4．評(píng)標(biāo)或談判報(bào)告，包括無(wú)效供應(yīng)商名單及說(shuō)明、中標(biāo)（成交）候選供應(yīng)商名單等;
5．經(jīng)監(jiān)督人員簽字的現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督審查記錄；
6．評(píng)審過(guò)程中其他需要記載的事項(xiàng)。
（五）政府采購(gòu)中標(biāo)（成交）文件
1．采購(gòu)人對(duì)采購(gòu)結(jié)果的確認(rèn)意見(jiàn)；
2．中標(biāo)或成交通知書(shū)；
3．采購(gòu)結(jié)果公告（公示）記錄（含報(bào)刊及電子網(wǎng)站等媒體原件或下載記錄等）；
4．公證書(shū)；
5．與中標(biāo)（成交）相關(guān)的其他文件資料。
（六）政府采購(gòu)合同文件
1．政府采購(gòu)合同；
2．政府采購(gòu)合同依法補(bǔ)充、修改、中止或終止等相關(guān)記錄。
（七）政府采購(gòu)驗(yàn)收及結(jié)算文件
1．項(xiàng)目驗(yàn)收記錄；
2．政府采購(gòu)項(xiàng)目質(zhì)量驗(yàn)收單或抽查報(bào)告等有關(guān)資料；
3．發(fā)票復(fù)印件及附件；
4．其他驗(yàn)收文件資料。
（八）其他文件
1．供應(yīng)商質(zhì)疑材料、處理過(guò)程記錄及答復(fù)；
2．供應(yīng)商投訴書(shū)、投訴處理有關(guān)記錄及投訴處理決定等；
3．采購(gòu)過(guò)程中的音像資料；
4．其他需要存檔的資料。
第三章?政府采購(gòu)檔案收集、整理與保管
第九條?各級(jí)政府采購(gòu)監(jiān)管部門、采購(gòu)人和采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)依法做好政府采購(gòu)檔案的收集、整理和保管工作，明確檔案管理人員工作職責(zé)并建立崗位責(zé)任制度。
第十條?政府采購(gòu)合同簽訂后三個(gè)月內(nèi)或項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后一個(gè)月內(nèi)，由項(xiàng)目經(jīng)辦人員或責(zé)任人將該采購(gòu)項(xiàng)目的全套文件材料進(jìn)行收集整理后移交檔案管理人員歸檔。
第十一條?政府采購(gòu)檔案的歸檔要求
（一）內(nèi)容齊全完整；
（二）規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一；
（三）要求是原件的，不可用復(fù)印件替代；
（四）簽名、印鑒手續(xù)齊全，首頁(yè)應(yīng)有“政府采購(gòu)檔案目錄”字樣；
（五）符合國(guó)家有關(guān)檔案質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，便于保管和利用。
第十二條?檔案管理人員應(yīng)按照檔案管理的要求，負(fù)責(zé)收集、整理、立卷、裝訂、編制目錄，保證政府采購(gòu)檔案標(biāo)識(shí)清晰、保管安全、存放有序、查閱方便。
光盤、磁盤等無(wú)法裝訂成冊(cè)的應(yīng)在檔案目錄中統(tǒng)一編號(hào)，單獨(dú)保存。
第十三條?政府采購(gòu)檔案按照年度順序編號(hào)組卷，卷內(nèi)材料按照政府采購(gòu)工作流程排列，依次為項(xiàng)目預(yù)算及預(yù)算執(zhí)行文件、項(xiàng)目采購(gòu)準(zhǔn)備文件、項(xiàng)目開(kāi)標(biāo)（談判、詢價(jià)）文件、項(xiàng)目評(píng)審文件、采購(gòu)結(jié)果文件、項(xiàng)目采購(gòu)合同文件、項(xiàng)目驗(yàn)收文件及其它文件資料。
第十四條?政府采購(gòu)檔案的保存期限按照政府采購(gòu)法律法規(guī)和檔案管理有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第十五條?采購(gòu)人和采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)因合并、撤銷、解散、破產(chǎn)或其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的政府采購(gòu)檔案，應(yīng)按檔案管理的有關(guān)規(guī)定移交相關(guān)部門。
第四章?政府采購(gòu)檔案的使用、移交與銷毀
第十六條?各級(jí)政府采購(gòu)監(jiān)管部門、采購(gòu)人和采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立健全政府采購(gòu)檔案查閱、使用制度。除法律另有規(guī)定外，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自查閱、復(fù)印或出借政府采購(gòu)檔案。
第十七條?檔案使用者應(yīng)對(duì)檔案的保密、安全和完整負(fù)責(zé)，不得傳播、污損、涂改、轉(zhuǎn)借、拆封、抽換。
第十八條?檔案管理人員工作變動(dòng)，應(yīng)按規(guī)定辦理檔案移交手續(xù)，并經(jīng)單位負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。
第十九條?保管期滿的政府采購(gòu)檔案，應(yīng)按照檔案主管部門及檔案法規(guī)規(guī)定程序和手續(xù)進(jìn)行銷毀。
第五章監(jiān)督檢查與法律責(zé)任
第二十條?采購(gòu)人和采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)的檔案工作，應(yīng)當(dāng)接受政府采購(gòu)監(jiān)管部門的監(jiān)督檢查。
第二十一條?采購(gòu)人、采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)違反規(guī)定隱匿、銷毀應(yīng)當(dāng)保存的采購(gòu)文件或者偽造、變?cè)觳少?gòu)文件的，由政府采購(gòu)監(jiān)督管理部門依照《中華人民共和國(guó)政府采購(gòu)法》等法律法規(guī)予以處理處罰。
第二十二條?政府采購(gòu)監(jiān)管部門、采購(gòu)人和采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)有下列行為之一的，由縣級(jí)以上人民政府檔案行政管理部門依照《江蘇省檔案管理?xiàng)l例》等法律法規(guī)予以處理處罰。
（一）將政府采購(gòu)活動(dòng)中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔的文件、資料據(jù)為己有、拒絕歸檔的；
（二）涂改、損毀檔案的；
（三）檔案管理人員、對(duì)檔案工作負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任的人員玩忽職守，造成檔案損失的。
第六章 附則
第二十三條各省轄市政府采購(gòu)監(jiān)管部門可根據(jù)本辦法制定具體實(shí)施辦法，同時(shí)報(bào)省級(jí)政府采購(gòu)監(jiān)管部門備案。
第二十四條?本辦法自2010年3月1日起施行。
附件：政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案清單
附件：
政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案清單
| 序號(hào) | 內(nèi) ??容 | 必備檔案（☆） |
| ?。ㄒ唬┱少?gòu)預(yù)算執(zhí)行文件 | ||
| 1 | 政府采購(gòu)預(yù)算表 | |
| 2 | 政府采購(gòu)計(jì)劃申報(bào)表和審核表 | |
| 3 | 有關(guān)政府采購(gòu)預(yù)算和計(jì)劃的其他資料 | |
| ?。ǘ┱少?gòu)項(xiàng)目前期準(zhǔn)備文件 | ||
| 4 | 項(xiàng)目采購(gòu)委托協(xié)議（自行采購(gòu)的申請(qǐng)及批復(fù)材料） | |
| 5 | 核準(zhǔn)采購(gòu)進(jìn)口產(chǎn)品的相關(guān)審批材料 | |
| 6 | 采購(gòu)方式變更申請(qǐng)批復(fù) | |
| 7 | 采購(gòu)文件相關(guān)資料：采購(gòu)文件、采購(gòu)文件的修改文件（通知到各個(gè)已購(gòu)買標(biāo)書(shū)的潛在投標(biāo)人的回執(zhí)）、澄清答疑材料（如果有的話） | ☆ |
| 8 | 采購(gòu)公告或資格預(yù)審公告、更正公告（如果有的話）（包括報(bào)刊及電子網(wǎng)站等媒體原件或下載記錄等） | ☆ |
| 9 | 資格預(yù)審相關(guān)記錄 | |
| 10 | 評(píng)審專家抽取記錄表 | ☆ |
| 11 | 庫(kù)外專家申請(qǐng)備案表及審核意見(jiàn)（如果有的話） | |
| 12 | 獲取采購(gòu)文件供應(yīng)商登記表、投標(biāo)保證金登記表 | |
| 13 | 評(píng)分辦法（須與采購(gòu)文件要求一致） | ☆ |
| （三）政府采購(gòu)開(kāi)標(biāo)（含談判、詢價(jià)）文件 | ||
| 14 | 采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組成員、監(jiān)督委員會(huì)成員、公證員（如果有的話）及投標(biāo)人代表等簽到記錄 | ☆ |
| 15 | 采購(gòu)響應(yīng)文件正本及截止前補(bǔ)充修改或撤回記錄 | ☆ |
| 16 | 開(kāi)標(biāo)記錄表及投標(biāo)人開(kāi)標(biāo)一覽表（記錄唱標(biāo)內(nèi)容、記錄員簽字，招標(biāo)方式必備） | ☆ |
| 17 | 開(kāi)標(biāo)過(guò)程有關(guān)記錄，包括采購(gòu)項(xiàng)目樣品送達(dá)記錄 | |
| 18 | 開(kāi)標(biāo)（談判、詢價(jià)）過(guò)程中其他需要記載的事項(xiàng) | |
| （四）政府采購(gòu)評(píng)審文件 | ||
| 19 | 評(píng)審專家簽到表及現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督人員簽到表 | ☆ |
| 20 | 評(píng)審工作底稿等評(píng)審記錄 | ☆ |
| 21 | 供應(yīng)商書(shū)面澄清材料 | |
| 22 | 評(píng)標(biāo)或談判報(bào)告，包括無(wú)效供應(yīng)商名單及說(shuō)明、中標(biāo)或成交候選供應(yīng)商名單 | ☆ |
| 23 | 現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督記錄 | |
| 24 | 評(píng)審專家評(píng)審情況反饋表 | |
| （五）政府采購(gòu)中標(biāo)（成交）文件 | ||
| 25 | 采購(gòu)人對(duì)采購(gòu)結(jié)果的確認(rèn)意見(jiàn) | |
| 26 | 中標(biāo)、成交通知書(shū) | ☆ |
| 27 | 中標(biāo)公告、采購(gòu)結(jié)果公告記錄（含發(fā)布媒體下載記錄等，如果有的話） | ☆ |
| 28 | 公證書(shū) | |
| 29 | 與中標(biāo)（成交）相關(guān)的其他文件資料 | |
| ?。┱少?gòu)合同文件 | ||
| 30 | 政府采購(gòu)合同及其依法變更相關(guān)記錄 | ☆ |
| ?。ㄆ撸┱少?gòu)驗(yàn)收及結(jié)算文件 | ||
| 31 | 項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告或其他驗(yàn)收文件 | |
| 32 | 政府采購(gòu)項(xiàng)目質(zhì)量驗(yàn)收單或抽查報(bào)告等有關(guān)資料 | |
| 33 | 辦理付款材料（資金申請(qǐng)支付書(shū)及用戶簽章的履約驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、發(fā)票復(fù)印件） | |
| ?。ò耍┢渌募?/td> | ||
| 34 | 供應(yīng)商質(zhì)疑材料、處理過(guò)程記錄及答復(fù) | |
| 35 | 供應(yīng)商投訴書(shū)及相關(guān)資料、投訴處理決定 | |
| 36 | 采購(gòu)過(guò)程的音像資料 | |
| 37 | 其他需要存檔的材料（如領(lǐng)導(dǎo)關(guān)于本項(xiàng)目的批示等） | |
注：1.本檔案以公開(kāi)招標(biāo)為例，其他采購(gòu)方式的項(xiàng)目檔案可參照本目錄收集、整理歸檔。
2.采購(gòu)過(guò)程中形成的除上述目錄以外的與采購(gòu)活動(dòng)和結(jié)果有關(guān)的檔案,也應(yīng)保存。